與其花時間核對錢到底花去哪裡，還不如隨時都對花費瞭若指掌

還記得媽媽第一次拿錢給您，要您去店裡買牛奶嗎？ 您心想："哇！牛奶還真便宜。還剩下一些錢可以買一袋糖果呢，而且她絕對不會發現! "

您錯了，她其實一清二楚。

故事背景換到了規模更大的成年人的商業世界，情況不會有太大的不同，只不過數字變成了數十億美元，而這些人並不是想偷買什麼小零食，而是要購買居家辦公設備，訂購昂貴餐點（給客戶吃的？給自己吃的？還是私下享受？），還有試圖在報銷報告中任意塞入雜七雜八的支出項目（稍後再來談論這一點）。

顯然他們這一堆支出項目都沒有違規。但隨著遠距與混合式工作的員工愈來愈多，要查明他們支出項目中哪些部分不合規定，也變得愈來愈困難。

疫情很容易破壞一切。

這兩年大家都過得相當辛苦。儘管這種全新的自由度讓您的團隊享有一些好處（坐在沙發工作實在相當舒適），但要查明他們到底如何花您的金錢，也變得更加困難重重。因此，當您收到一張來自 Amazon 的 1,500 美元收據時，您不知道他們買的到底是牛奶、糖果還是家庭劇院系統，而這些東西肯定是工作不會用到的。

根據最近一份由 Oversight 贊助的 SAP Concur 費用支出洞察分析報告指出，企業的費用支出風險比疫情剛開始時增加了將近三倍，而遠距工作也為這些高風險且高度可疑的支出情形，敞開了歡迎光臨的大門。舉例來說，有位客戶的員工試圖把步槍消音器列入在家工作的費用來核銷。沒錯，就是步槍消音器。

這種異常情況或許很容易被發現（雖然並非總是如此），但您怎麼知道您付錢購買的 100 美元禮品卡，到底是給客戶用的？還是被員工用於個人用途呢？ 您要怎麼知道 DoorDash 送來的晚餐，到底是給客戶的贈禮，還是被您的某位業務人員大口吞下肚呢？

費用支出在疫情發生後整個都是問題。

而支出違規事件也是層出不窮。或者在某些情況下，甚至可以說是急速飆升。根據該報告指出，從 2019 年到 2020 年間，差旅與費用的違規率暴增了 292%。而且快速轉換至遠距工作模式後，在接踵而來的困惑與雜亂情況中，預付代墊費用違規事件與詐欺違規事件分別增加了 32% 與 12%。

當然並非全都是蓄意的。並不是每個人都想恣意揮霍媽媽給的牛奶錢。但隨著愈來愈多員工成為公司費用地代墊者（而且並非透過公司信用卡），就會發生愈來愈多的問題。

而且非常重要的一點是，這些問題到底是不小心的還是蓄意的。但不管怎樣，您的公司還是要把錢付出去，而且還追不回來。

您可以怎麼做？

我們在 2020 年經歷過疫情帶來的大規模快速變革，需要我們持續致力於改善。需要財務領導者重新檢視管理費用支出的方式，確保我們過去所仰賴的政策與流程都能因應今日的局勢變化與挑戰。因此我們必須找到能用來監控員工費用支出的新方式，以維護費用政策的合規性，即便員工不在辦公室工作也能遵循。需要更強大的成本控制及更彈性的流程，以便我們能按照目前實際狀況調整相關規範，同時還要讓員工更難違反規範。

SAP Concur/Oversight 報告也談論了這個主題，並提出一系列您可以採行的行動方案，讓您可以用來因應支出及其風險，包括監控高風險類別的開支、擴大公司信用卡計畫以強化您的稽核作業等。

所以請趕快為自己泡杯茶，然後好好查閱這些內容。接著請聯絡您的 SAP Concur 銷售代表，以瞭解更多資訊。