把握數位化機遇，SAP Concur 助益奧迪福斯汽車活力充沛引領行業

從2020年初新冠肺炎疫情爆發至今近兩年，後疫情時代已逐漸形成新常態。各個領域企業都已接受，並逐漸適應不確定性，和挑戰與病毒和平共處。同樣地，汽車產業也面臨著來自上游成本增加、晶片產能限制等，產業鏈層面的衝擊。這次疫情已成為推動汽車業數位化轉型的重要契機。

但對於奧迪福斯汽車來說，數位化的建置其實早於疫情爆發。正由於部署 SAP Concur 的差旅管理和費用報銷整合方案，奧迪福斯汽車得以在突如其來的疫情下，依然保持敏捷，更好地規劃業務策略，突破疫情時代企業成長的難題，並降低成本、提高效能。

前置系統部署，應對危機展現韌性

奧迪福斯汽車股份有限公司是德國福斯集團於2009年在台灣所成立的銷售分公司，並以台灣福斯集團 (Volkswagen Group Taiwan) 的身份負責經營集團旗下四大品牌，包含Volkswagen、Audi、Škoda和福斯商旅；2020年，台灣福斯集團憑借著豐富的產品陣線和靈活的品牌策略，在台灣共銷售23,164輛各式車款，並以12%市佔率成為台灣第三大進口車集團。

以汽車與零件批售和國際貿易為主要業務的奧迪福斯汽車，在疫情中也無法避免地受到影響。憑藉對行業趨勢的敏銳洞察，奧迪福斯汽車在疫情前就已預先部署了 SAP Concur 的解決方案，這讓其在眾多被迫居家辦公、業務受阻的企業中脫穎而出，展現出強大韌性。

多系統跨部門，簡化流程成企業數位化轉型契機

數位化的需求最初來自財務部門，經過IT團隊評估後，相關部門一同討論，開始進行數位化工作的籌備。談及當時進行數位化轉型的契機，其實是跨部門同事們一點一滴多次會議後，提出的需求。

在部署 SAP Concur 前，奧迪福斯汽車的差旅和報銷流程，涉及公司內外眾多部門，申請系統和審核單位。以海外差旅為例，從向HR呈交出差申請、到部門主管、財務長等不同單位輪流審核，再連繫旅行社溝通訂票細節，並在系統提交機票等費用核准，整個過程複雜冗長，常需要耗時一週以上。過往紙本流程，傳統紙本遞送簽呈的不透明性，員工無法得知審核進度，做即時追蹤。多系統並行，因不常操作系統，經常遇到阻礙，員工需要耗費大量精力學習和熟悉差旅流程與政策。

結束出差員工返回公司後，忙於公務的同時，還需抽出時間整理發票報銷、送交主管簽核，爾後將文件送財務、掃描憑證，繁雜的工作，影響部分員工本該處理核心業務的時間和精力，也在一定程度上影響了員工滿意度。而財務人員面對堆積如山的紙本申請單，更是不堪其苦。

符合需求建置系統，審核效率大幅提升

針對舊有流程問題的實際改善，並納入顧問公司的建議，綜合評估後奧迪福斯汽車團隊，決定借助 SAP Concur 對流程進行升級。透過前期細膩地深入溝通，SAP Concur 顧問團隊利用系統功能模組的專業，和差旅管理公司的後台程式進行銜接，使公司對機票、交通、住宿等費用，和員工出差常見之問題，更清晰明瞭的整合於系統中，減少員工申請過程中，反覆修改日期，來回詢問的時間。 主管對於預算掌控，出差合理性，更即時的控管，高效提升溝通的效能。

在請款階段，取代過往紙本流程，更新為線上後，透明度大為提升，員工不再需要頻繁親臨，或致電財務部追蹤進度。利用手機APP，管理層能隨時批准員工提交的申請，5分鐘不到就能完成單筆的申請核准。同時員工拍照上傳單據，即能印製請款單，加快請款時效和報銷速度。資料顯示，部署 SAP Concur 的差旅報銷後，海外差旅的審核時間，由5個工作天減少為2-3天，時間大幅縮短。此外，開票手續費，轉為Online線上訂票後，直接線上online的開票費用，相較於人工開票手續費，減少25%成本降低顯著。

從公司層面來說，精準的梳理和流程優化，縮減內部溝通時間，無論是出差人員、批核主管或財務人員，各單位都顯著地提升效率，減少來回溝通的時間成本，將更多精力投入自身的核心業務中，真正幫助業務的增長。

雖說成效顯著，但奧迪福斯汽車在數位化轉型的過程中也遇到了挑戰。“員工需要接受系統的改變，這是最大的困難。”團隊中採購 Olga和資訊專案 Sandy提到，為了讓員工更快地熟悉系統，SAP Concur 的顧問，協助奧迪福斯汽車，train the trainer 訓練種子教師和團隊成員，製作完整的教學手冊和影片，同時成立內部委員會Concur Committee 展開對內培訓。透過實際操作使用，員工深刻體驗到 SAP Concur帶來的效率提升，直覺及友善的操作介面，讓即使是外籍同事和主管，能不受語言限制地自在地使用，爾後員工接受度和滿意度也隨之提升。

作為傳統汽車產業，奧迪福斯汽車擁有深厚的文化底蘊和長期技術的積累，理解並順應新世代經濟環境下企業發展的數位化趨勢。“奧迪福斯汽車數位化的部署起步很早，在疫情之前就在使用，因此我們受疫情衝擊小，疫情期間也依然維持著業務的正常運作。”Olga表示。SAP Concur 發揮數位化之力，讓公司即使在員工居家辦公的情況下，依舊得以高效進展和規劃遠程業務。未來 SAP Concur 將持續努力，透過提升財務流程，協助奧迪福斯汽車，在日益複雜的國際環境下，和多方競爭格局中抓住機遇，乘勢而上，攀登新的高峰。